Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:
Equilion UG (haftungsbeschränkt)
Geschäftsführer: Oliver Zirn
Tälesweg 51
73054 Eislingen
Deutschland
E-Mail: info@civilink.ai
Wir sind gesetzlich nicht verpflichtet, eine/n Datenschutzbeauftragte/n zu bestellen. Bei Fragen zum Datenschutz erreichen Sie uns über die unter Ziffer 1 genannten Kontaktdaten.
Nachfolgend erläutern wir die einzelnen Verarbeitungen, ihren Zweck und die jeweilige Rechtsgrundlage.
Zur Eröffnung und Führung Ihres Kontos verarbeiten wir die von Ihnen angegebenen Stammdaten: Name, E-Mail-Adresse, Rechnungsanschrift, Land sowie ein verschlüsselt gespeichertes Passwort (Hash). Zweck: Bereitstellung des Nutzerkontos, Authentifizierung, Abrechnung. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).
Kern unseres Dienstes ist das Erklären amtlicher Schreiben. Dazu verarbeiten wir die von Ihnen hochgeladenen Dokumente bzw. deren Textinhalt sowie das erzeugte Erklärungs-Ergebnis. Zweck: Erbringung der von Ihnen beauftragten Leistung. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).
Besondere Kategorien personenbezogener Daten: Amtliche Schreiben können besondere Kategorien personenbezogener Daten enthalten (z. B. Gesundheits- oder Sozialdaten, Art. 9 DSGVO). Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich auf Ihren ausdrücklichen Wunsch durch das Hochladen des jeweiligen Dokuments; soweit erforderlich stützt sie sich auf Ihre Einwilligung nach Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO. Laden Sie keine Dokumente hoch, deren Inhalte Sie nicht verarbeiten lassen möchten.
Speicherdauer: Dokumenteninhalt und Erklärungs-Ergebnis werden automatisch nach spätestens 30 Tagen gelöscht. Reine Metadaten (z. B. Datum, Preis, Dokumenttyp) bleiben für Ihre Konto-Historie erhalten. Sie können das Ergebnis vorher jederzeit herunterladen und selbst speichern.
Die Bezahlung (Guthaben-Aufladung) wickeln wir über den Zahlungsdienstleister Stripe ab. Ihre vollständigen Zahlungsdaten (z. B. Kreditkartennummer) werden ausschließlich von Stripe verarbeitet; wir selbst speichern keine Kartendaten. Wir erhalten von Stripe lediglich Bestätigungs- und Abwicklungsinformationen (z. B. Zahlungsstatus, Transaktionskennung). Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).
Für jede Aufladung erstellen wir eine Rechnung. Die darin enthaltenen Daten unterliegen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten. Speicherdauer: 10 Jahre. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i. V. m. § 14 UStG, § 147 AO, § 257 HGB.
Beim Betrieb des Dienstes fallen technische Protokolldaten an (z. B. Zeitpunkt eines Zugriffs, technische Kennungen), die der Sicherheit, Stabilität und Fehleranalyse dienen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse am sicheren Betrieb). Speicherdauer: in der Regel 90 Tage, danach Löschung.
Wir setzen ausschließlich ein technisch notwendiges Sitzungs-Cookie ein, das für die Anmeldung und den Betrieb des Dienstes zwingend erforderlich ist. Hierfür ist nach § 25 Abs. 2 TDDDG keine Einwilligung erforderlich. Wir verwenden keine Analyse-, Tracking- oder Marketing-Cookies.
Auf unserer Website können Sie uns über ein Kontaktformular eine Nachricht senden. Dabei verarbeiten wir die von Ihnen eingegebenen Angaben: Name, E-Mail-Adresse und den Inhalt Ihrer Nachricht. Die Nachricht wird an unser Support-Postfach (info@civilink.ai) zugestellt; der Versand erfolgt über unseren Dienstleister Brevo (siehe Ziffer 4). Zweck: Bearbeitung und Beantwortung Ihrer Anfrage. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Ihre Einwilligung, die Sie vor dem Absenden ausdrücklich erteilen) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit Ihre Anfrage der Anbahnung oder Durchführung eines Vertrages dient. Speicherdauer: Wir speichern Ihre Anfrage, bis sie abschließend bearbeitet ist und keine Gründe für eine weitere Aufbewahrung bestehen (in der Regel längstens 12 Monate); gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt. Freiwilligkeit: Die Angabe der Daten ist freiwillig; ohne E-Mail-Adresse können wir Ihnen jedoch nicht antworten. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).
Zum Schutz vor missbräuchlicher und automatisierter Nutzung des Formulars wird Ihre IP-Adresse kurzzeitig verarbeitet und nicht dauerhaft gespeichert. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Abwehr von Missbrauch).
Sie können unseren Newsletter abonnieren. Hierfür verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse und die von Ihnen gewählte Sprache. Die Anmeldung erfolgt im Double-Opt-in-Verfahren: Nach Ihrer Eintragung senden wir Ihnen eine Bestätigungs-E-Mail; erst nach Ihrer Bestätigung tragen wir Sie in den Verteiler ein. Versand und Verwaltung des Newsletters erfolgen über unseren Dienstleister Brevo (siehe Ziffer 4). Zweck: Versand von Informationen zu unserem Angebot und zu neuen Funktionen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung). Speicherdauer: bis zum Widerruf Ihrer Einwilligung. Widerruf: Sie können sich jederzeit abmelden – über den Abmeldelink in jeder Newsletter-E-Mail oder formlos an info@civilink.ai. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.
Zur Erbringung unseres Dienstes setzen wir sorgfältig ausgewählte Dienstleister ein, mit denen wir – soweit erforderlich – Verträge zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO) geschlossen haben:
| Dienstleister | Zweck |
|---|---|
| Microsoft Ireland Operations Ltd. (EU) – Azure OpenAI Service | KI-gestützte Erklärung der Dokumenteninhalte. Verarbeitung in EU-Region; Auftragsverarbeitungsvertrag (DPA) geschlossen. Die Inhalte werden ausschließlich zur Erbringung der Leistung verarbeitet und nicht zum Training von KI-Modellen verwendet. |
| Stripe Payments Europe Ltd. (Irland) | Zahlungsabwicklung. |
| Hetzner Online GmbH (Deutschland) | Server-Hosting / Rechenzentrum in Deutschland. |
| Sendinblue GmbH / Brevo (Deutschland/Frankreich) | Versand von E-Mails: transaktionale Nachrichten (z. B. Konto-Bestätigung, Passwort-Zurücksetzung, Rechnungen), Kontaktformular-Anfragen sowie Newsletter-Versand und -Verwaltung. |
| InterNetWorX AG (INWX, Deutschland) – inkl. Mail-Hosting (webspace.bz) | Domain-Verwaltung und E-Mail-Postfach für info@civilink.ai (Empfang unserer Nachrichten). |
Wir verarbeiten Ihre Daten grundsätzlich innerhalb der Europäischen Union. Alle unter Ziffer 4 genannten Dienstleister verarbeiten die Daten in der EU bzw. im EWR – insbesondere erfolgt auch die KI-gestützte Erklärung Ihrer Dokumente ausschließlich in einer EU-Region. Eine regelmäßige Übermittlung Ihrer Dokumenteninhalte in Drittländer findet nicht statt.
Soweit ein Dienstleister im Einzelfall dennoch einen Drittlandbezug aufweist (etwa durch Konzernstrukturen oder eingesetzte Unterauftragsverarbeiter), erfolgt eine Übermittlung nur auf Grundlage geeigneter Garantien, insbesondere der Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).
| Daten | Dauer |
|---|---|
| Dokumenteninhalt & Erklärung | max. 30 Tage |
| Server-/Nutzungsprotokolle | ca. 90 Tage |
| Kontostammdaten | bis zur Löschung des Kontos |
| Rechnungen / Buchungsdaten | 10 Jahre (gesetzlich) |
| Kontaktanfragen (Formular) | bis zur Erledigung, i. d. R. max. 12 Monate |
| Newsletter (E-Mail-Adresse) | bis zum Widerruf der Einwilligung |
Sie haben uns gegenüber folgende Rechte hinsichtlich Sie betreffender personenbezogener Daten:
Zur Ausübung genügt eine formlose Mitteilung an die unter Ziffer 1 genannten Kontaktdaten.
Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Die für uns zuständige Behörde ist:
Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg
Lautenschlagerstraße 20
70173 Stuttgart
Unser Dienst erstellt mithilfe von KI eine verständliche Erklärung Ihres Dokuments. Es findet keine automatisierte Entscheidung mit rechtlicher Wirkung oder vergleichbar erheblicher Beeinträchtigung im Sinne des Art. 22 DSGVO statt. Die Erklärung ersetzt keine Rechts-, Steuer- oder sonstige fachliche Beratung.
Die Bereitstellung der Kontostammdaten und des zu erklärenden Dokuments ist für die Nutzung des Dienstes erforderlich. Ohne diese Daten können wir die jeweilige Leistung nicht erbringen.